Neue Pflichten bei der Kassenbuchführung 2020
Ab 01.01.2020 gelten mit § 146a AO neue Regeln für „elektronische Aufzeichnungssysteme, die ‚Kassenfunktion’ haben”. Gemeint sind damit elektronische Kassensysteme und Registrierkassen, aber auch entsprechende Module größerer Softwarepakete. § 146a AO war ursprünglich durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 eingeführt worden; die gestiegenen Anforderungen an die Sicherheitseinrichtungen für digitale Kassensysteme treten für Kalenderjahre ab dem 01.01.2020 in Kraft.
Belegausgabepflicht
Die allgemeinen Pflichten zur Ausgabe von Belegen wurden bereits öffentlich diskutiert. Nachfolgend ein sachlicher Beitrag zum Thema.
Der Beleg kann in Papierform oder mit Zustimmung des Belegempfängers elektronisch in einem standardisierten Datenformat (z. B. als PDF per E‑Mail) ausgegeben werden.
Der auszugebende Beleg muss folgende Angaben enthalten, die ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein müssen:
- vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,
- Datum der Belegausstellung und Zeiten des Vorgangbeginns und ‑endes,
- Menge und Art der gelieferten Waren bzw. Umfang und Art der Leistung,
- Transaktionsnummer,
- Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe sowie anzuwendenden Steuersatz,
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls.
Ausblick:
Ob, wann und in welcher Form sich die Finanzverwaltung auch zu offenen Fragen bei der Belegausgabepflicht, z. B. Ausnahmen oder Erleichterungen, äußern wird, ist derzeit nicht abzuschätzen. Neben einem förmlichen BMF-Schreiben sind auch unverbindliche FAQs im Gespräch.
Technische Sicherheitseinrichtung der Kasse
Die mit elektronischen Kassensystemen aufgezeichneten Daten müssen durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen nachträgliche Veränderungen geschützt werden. Die Kassensysteme und TSEs müssen beim Finanzamt bei Anschaffung (nicht erst bei Inbetriebnahme) an- und bei Außerbetriebnahme abgemeldet werden; die entsprechende Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten. Für die Nutzer von Kassensystemen führen der Einsatz der TSE und die Standardisierung der Datenaufzeichnung zu einer erheblich größeren Rechtssicherheit sowie erheblich weniger Aufwand in Betriebsprüfungen.
Von drei Herstellern ist öffentlich bekannt, dass sie durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert werden sollen. Die TSEs sollen als MicroSD- bzw. SD-Karten oder USB-Sticks verfügbar sein. Weitere Systeme z. B. zur Cloud-Anbindung sind in der Entwicklung. Aufgrund der erheblichen Verzögerungen bei der Formulierung der rechtlichen und technischen Anforderungen sind derzeit noch keine TSEs am Markt verfügbar, erst Anfang 2020. Gesetzgeber und Finanzverwaltung halten zwar am gesetzlichen Einführungstermin 01.01.2020 fest, tragen dem aber über eine Nichtbeanstandungsregelung Rechnung: Nach dem BMF-Schreiben vom 06.11.2019 wird es nicht beanstandet, wenn die betroffenen elektronischen Aufzeichnungssysteme, längstens bis zum 30.09.2020, noch nicht über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen. Insoweit wurde den Unternehmen und Kassenherstellern also ein Aufschub eingeräumt. Das Verbot, ab dem 01.01.2020 nicht-konforme Systeme in Verkehr zu bringen, gilt jedoch weiterhin.
Auch bestehende Kassensysteme müssen nachträglich mit einer TSE ausgestattet werden, sofern diese Nachrüstung technisch grundsätzlich („bauartbedingt”) möglich ist. Nicht nachrüstbare Geräte dürfen unter bestimmten Voraussetzungen noch bis Ende 2022 weiterverwendet werden.
Bei Betriebsprüfungen müssen die aufgezeichneten Daten in einem standardisierten Format – der „Digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme” (DSFinV‑K) – vorgelegt werden. Zudem können die Finanzbehörden mit unangekündigten Kassen-Nachschauen jederzeit die korrekte Nutzung der Systeme und vollständige Erfassung der Verkäufe prüfen.
Rechtsfolgen bei Verstößen?
Besondere Sanktionen für einen Verstoß gegen die Beleg- und Meldepflicht sind derzeit nicht vorgesehen. Nach dem Anwendungserlass zu § 146a AO können diese „Handlungspflichten” aber mit „Zwangsmitteln” durchgesetzt werden. Da zudem beide Pflichten zentrale Elemente des Sicherheitskonzepts sind, dürften Verstöße ernsthafte Zweifel an der formellen Ordnungsmäßigkeit der Buchführung auslösen, die wiederum steuerliche Folgen haben können, wie z. B. eine Schätzung der Einnahmen.
Nicht ausgeschlossen werden kann auch, dass der Gesetzgeber zukünftig den Blick über die Grenzen schweifen lässt. In Italien z. B. besteht eine Mitnahmepflicht für den Kassenbon! In einem Umkreis von 100 m außerhalb des Geschäftslokals muss dort der Kunde den Beleg mit sich führen und diesen auf Verlangen der Finanzpolizei vorzeigen. Hat der Kunde keinen Beleg, werden Bußgelder wegen Steuerhinterziehung fällig.
Verstöße gegen die neuen technischen Anforderungen an die elektronischen Kassensysteme und deren ordnungsgemäße Nutzung sind Ordnungswidrigkeiten, für die Bußgelder bis zu EUR 25.000 verhängt werden können. Diese Sanktionen sind unabhängig von eventuellen steuerlichen Konsequenzen einer fehlerhaften Kassenführung (s. o.).
Ausblick:
Mit dem Aufschub zur flächendeckenden Einführung der TSE bis zum 30.09.2020 tritt für die Praxis kurzfristig eine Erleichterung ein. Die evtl. Umstellung der Kassensysteme sollte aber weiterhin konsequent vorangetrieben werden.