Neue Pflich­ten bei der Kassenbuchführung 2020

Ab 01.01.2020 gel­ten mit § 146a AO neue Regeln für „elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­te­me, die ‚Kas­sen­funk­ti­on’ haben”. Gemeint sind damit elek­tro­ni­sche Kas­sen­sys­te­me und Regis­trier­kas­sen, aber auch ent­spre­chen­de Modu­le größerer Soft­ware­pa­ke­te. § 146a AO war ursprünglich durch das Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tio­nen an digi­ta­len Grund­auf­zeich­nun­gen vom 22.12.2016 eingeführt wor­den; die gestie­ge­nen Anfor­de­run­gen an die Sicher­heits­ein­rich­tun­gen für digi­ta­le Kas­sen­sys­te­me tre­ten für Kalen­der­jah­re ab dem 01.01.2020 in Kraft.

Beleg­aus­ga­be­pflicht

Die all­ge­mei­nen Pflich­ten zur Aus­ga­be von Bele­gen wur­den bereits öffentlich dis­ku­tiert. Nach­fol­gend ein sach­li­cher Bei­trag zum The­ma.

Der Beleg kann in Papier­form oder mit Zustim­mung des Belegempfängers elek­tro­nisch in einem stan­dar­di­sier­ten Daten­for­mat (z. B. als PDF per E‑Mail) aus­ge­ge­ben wer­den.

Der aus­zu­ge­ben­de Beleg muss fol­gen­de Anga­ben ent­hal­ten, die ohne maschi­nel­le Unterstützung les­bar sein müssen:

  • vollständiger Name und Anschrift des leis­ten­den Unter­neh­mers,
  • Datum der Beleg­aus­stel­lung und Zei­ten des Vor­gang­be­ginns und ‑endes,
  • Men­ge und Art der gelie­fer­ten Waren bzw. Umfang und Art der Leis­tung,
  • Trans­ak­ti­ons­num­mer,
  • Ent­gelt und dar­auf ent­fal­len­der Steu­er­be­trag in einer Sum­me sowie anzu­wen­den­den Steu­er­satz,
  • Seri­en­num­mer des elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems oder des Sicher­heits­mo­duls.

Aus­blick:

Ob, wann und in wel­cher Form sich die Finanz­ver­wal­tung auch zu offe­nen Fra­gen bei der Beleg­aus­ga­be­pflicht, z. B. Aus­nah­men oder Erleich­te­run­gen, äußern wird, ist der­zeit nicht abzuschätzen. Neben einem förmlichen BMF-Schreiben sind auch unver­bind­li­che FAQs im Gespräch.

Tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung der Kas­se
Die mit elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­te­men auf­ge­zeich­ne­ten Daten müssen durch eine zer­ti­fi­zier­te tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung (TSE) gegen nachträgliche Veränderungen geschützt wer­den. Die Kas­sen­sys­te­me und TSEs müssen beim Finanz­amt bei Anschaf­fung (nicht erst bei Inbe­trieb­nah­me) an- und bei Außer­be­trieb­nah­me abge­mel­det wer­den; die ent­spre­chen­de Mit­tei­lung ist inner­halb eines Monats nach Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nah­me des elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems zu erstat­ten. Für die Nut­zer von Kas­sen­sys­te­men führen der Ein­satz der TSE und die Stan­dar­di­sie­rung der Daten­auf­zeich­nung zu einer erheb­lich größeren Rechts­si­cher­heit sowie erheb­lich weni­ger Auf­wand in Betriebsprüfungen.

Von drei Her­stel­lern ist öffentlich bekannt, dass sie durch das Bun­des­amt für Sicher­heit in der Infor­ma­ti­ons­tech­nik (BSI) zer­ti­fi­ziert wer­den sol­len. Die TSEs sol­len als MicroSD- bzw. SD-Karten oder USB-Sticks verfügbar sein. Wei­te­re Sys­te­me z. B. zur Cloud-Anbindung sind in der Ent­wick­lung. Auf­grund der erheb­li­chen Verzögerungen bei der For­mu­lie­rung der recht­li­chen und tech­ni­schen Anfor­de­run­gen sind der­zeit noch kei­ne TSEs am Markt verfügbar, erst Anfang 2020. Gesetz­ge­ber und Finanz­ver­wal­tung hal­ten zwar am gesetz­li­chen Einführungstermin 01.01.2020 fest, tra­gen dem aber über eine Nicht­be­an­stan­dungs­re­ge­lung Rech­nung: Nach dem BMF-Schreiben vom 06.11.2019 wird es nicht bean­stan­det, wenn die betrof­fe­nen elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­te­me, längstens bis zum 30.09.2020, noch nicht über eine zer­ti­fi­zier­te tech­ni­sche Sicher­heits­ein­rich­tung verfügen. Inso­weit wur­de den Unter­neh­men und Kas­sen­her­stel­lern also ein Auf­schub eingeräumt. Das Ver­bot, ab dem 01.01.2020 nicht-konforme Sys­te­me in Ver­kehr zu brin­gen, gilt jedoch wei­ter­hin.

Auch bestehen­de Kas­sen­sys­te­me müssen nachträglich mit einer TSE aus­ge­stat­tet wer­den, sofern die­se Nachrüstung tech­nisch grundsätzlich („bau­art­be­dingt”) möglich ist. Nicht nachrüstbare Geräte dürfen unter bestimm­ten Vor­aus­set­zun­gen noch bis Ende 2022 wei­ter­ver­wen­det wer­den.

Bei Betriebsprüfungen müssen die auf­ge­zeich­ne­ten Daten in einem stan­dar­di­sier­ten For­mat – der „Digi­ta­len Schnitt­stel­le der Finanz­ver­wal­tung für Kas­sen­sys­te­me” (DSFinV‑K) – vor­ge­legt wer­den. Zudem können die Finanzbehörden mit unangekündigten Kassen-Nachschauen jeder­zeit die kor­rek­te Nut­zung der Sys­te­me und vollständige Erfas­sung der Verkäufe prüfen.

Rechts­fol­gen bei Verstößen?

Beson­de­re Sank­tio­nen für einen Ver­stoß gegen die Beleg- und Mel­de­pflicht sind der­zeit nicht vor­ge­se­hen. Nach dem Anwen­dungs­er­lass zu § 146a AO können die­se „Hand­lungs­pflich­ten” aber mit „Zwangs­mit­teln” durch­ge­setzt wer­den. Da zudem bei­de Pflich­ten zen­tra­le Ele­men­te des Sicher­heits­kon­zepts sind, dürften Verstöße ernst­haf­te Zwei­fel an der for­mel­len Ordnungsmäßigkeit der Buchführung auslösen, die wie­der­um steu­er­li­che Fol­gen haben können, wie z. B. eine Schätzung der Ein­nah­men.

Nicht aus­ge­schlos­sen wer­den kann auch, dass der Gesetz­ge­ber zukünftig den Blick über die Gren­zen schwei­fen lässt. In Ita­li­en z. B. besteht eine Mit­nah­me­pflicht für den Kas­sen­bon! In einem Umkreis von 100 m außer­halb des Geschäftslokals muss dort der Kun­de den Beleg mit sich führen und die­sen auf Ver­lan­gen der Finanz­po­li­zei vor­zei­gen. Hat der Kun­de kei­nen Beleg, wer­den Buß­gel­der wegen Steu­er­hin­ter­zie­hung fällig.

Verstöße gegen die neu­en tech­ni­schen Anfor­de­run­gen an die elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­te­me und deren ordnungsgemäße Nut­zung sind Ord­nungs­wid­rig­kei­ten, für die Buß­gel­der bis zu EUR 25.000 verhängt wer­den können. Die­se Sank­tio­nen sind unabhängig von even­tu­el­len steu­er­li­chen Kon­se­quen­zen einer feh­ler­haf­ten Kassenführung (s. o.).

Aus­blick:

Mit dem Auf­schub zur flächendeckenden Einführung der TSE bis zum 30.09.2020 tritt für die Pra­xis kurz­fris­tig eine Erleich­te­rung ein. Die evtl. Umstel­lung der Kas­sen­sys­te­me soll­te aber wei­ter­hin kon­se­quent vor­an­ge­trie­ben wer­den.