Pauschbeträge
Ab 2026 gelten vielerorts neue Auslandsreisekostensätze
Bei beruflich bzw. betrieblich veranlassten Auslandsreisen kommen landesspezifische Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten zur Anwendung. Diese Pauschbeträge hat das Bundesfinanzministerium zum 01.01.2026 angepasst. Verändert wurden damit die Pauschalen für mehrere Länder, unter anderem für Albanien, Bulgarien, China, Estland, Irland, Israel, Katar, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Malta, Mexiko, die Niederlande, Rumänien, die Schweiz, Ukraine und Venezuela.
Hinweis: Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten gelten nur bei der Erstattung durch den Arbeitgeber. Nicht anwendbar sind die Pauschbeträge beim Werbungskosten- und Betriebsausgabenabzug; hier sind weiterhin nur die tatsächlich angefallenen Übernachtungskosten abziehbar. Die Verpflegungspauschalen sind dagegen sowohl steuerfrei erstattungsfähig als auch Werbungskosten abziehbar.
Bei eintägigen Reisen in das Ausland ist der für den letzten Tätigkeitsort im Ausland geltende Pauschbetrag maßgebend. Bei mehrtägigen Reisen in verschiedene Staaten gilt für die Ermittlung der Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag sowie an den Zwischentagen (Tage mit 24 Stunden Abwesenheit) folgende Regelung:
- Bei der Anreise vom Inland in das Ausland oder vom Ausland in das Inland (jeweils ohne Tätigwerden) ist der Pauschbetrag des Orts maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird.
- Bei der Abreise vom Ausland in das Inland oder vom Inland in das Ausland ist der entsprechende Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsorts maßgebend.
- Für die Zwischentage ist in der Regel der Pauschbetrag des Orts maßgebend, den der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht.
Sachbezugswerte
Wenn Arbeitnehmer kostenlos oder verbilligt im Betrieb essen dürfen
Viele Arbeitnehmer schätzen es, wenn sie in ihrer Mittagspause in der betriebseigenen Kantine kostenlos oder verbilligt eine Mahlzeit erhalten. Solche Sachbezüge sind jedoch nicht steuerfrei, sondern als geldwerter Vorteil zu erfassen und dem lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitsentgelt hinzuzurechnen.
Das Bundesfinanzministerium hat die 2026 geltenden Sachbezugswerte für kostenlose und verbilligte Mahlzeiten bekanntgegeben. Diese amtlichen Werte haben eine vereinfachte Lohnabrechnung zum Zweck. Der Arbeitgeber muss also nicht werktäglich die tatsächlichen Verpflegungskosten ermitteln, sondern kann Pauschalen zugrunde legen. Diese gelten auch für Mahlzeiten, die der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung zur Verfügung stellt. In diesen Fällen darf der Preis der Mahlzeit 60€ nicht übersteigen.
Der Wert eines Frühstücks wurde auf 2,37€ festgelegt, der Wert eines Mittag- und Abendessens jeweils auf 4,57€. Pro Tag gilt bei Vollverpflegung eine Pauschale von insgesamt 11,50€. Ist die Verpflegung für den Arbeitnehmer kostenlos, wird der entsprechende Sachbezugswert als geldwerter Vorteil im Lohnkonto erfasst. Erhält der Mitarbeiter in der Betriebskantine ein verbilligtes Mittagessen zum Beispiel für eine Zuzahlung von 3 €, ist die Differenz zwischen dem Sachbezugswert und dem Essenspreis (2026 also 1,57 €) als geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers anzusetzen. Muss der Mitarbeiter 4,57 € oder mehr für sein Essen bezahlen, fällt kein geldwerter Vorteil mehr an.
Hinweis: Da die Sachbezugswerte in der Regel niedriger ausfallen als die tatsächlichen Kosten der Mahlzeit, können Arbeitgeber Lohnnebenkosten sparen, wenn sie ihren Mitarbeitern eine regelmäßige Verpflegung zur Verfüung stellen. Würden sie die Ausgaben für das Essen als Lohn auszahlen, wären die Kosten höher. Diese Zusatzleistung ist daher für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen interessant.