Tipps und Hinweise für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Beiträge für die Kranken- und Pflegeversicherung wirken sich im Lohnsteuerabzugsverfahren auf die Höhe der einzubehaltenden Lohnsteuer aus. Bei gesetzlich Versicherten wird die Auswirkung der Beiträge vom Arbeitgeber oder seinem Beauftragten (Steuerberater) im Rahmen der Lohnabrechnung ermittelt. Arbeitnehmer, die eine private Krankenversicherung (PKV) haben, müssen bislang den Arbeitgebern die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung anhand einer Papierbescheinigung nachweisen. Ab 2026 wird dieser Nachweis durch einen elektronischen Datenaustausch ersetzt. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat sich hierzu in einem Schreiben vom Juni 2025 geäußert.

Das geplante Procedere ist wie folgt: Das jeweilige Versicherungsunternehmen meldet die Beiträge der Versicherten an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt). Das BZSt stellt dann die Beiträge mit den anderen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (Steuerklasse, Kinderfreibeträge) über das ELStAM-Verfahren für die Arbeitgeber zum Abruf bereit. Hierbei werden zunächst Daten auf Basis der festgesetzten Beiträge bereitgestellt, anschließend sind noch Korrekturen möglich.

Der Arbeitnehmer hat theoretisch die Möglichkeit, dem elektronischen Datenaustausch zu widersprechen. In diesem Fall darf der Arbeitgeber aber ab 2026 dennoch keine Papierbescheinigung zur Berücksichtigung der Beiträge nutzen. Die Vorsorgeaufwendungen können dann lediglich durch die Abgabe einer Steuererklärung berücksichtigt werden.

Die bisherige Mindestvorsorgepauschale von 12 % des Arbeitslohns höchstens 3.000 € in der Steuerklasse III und 1.900 € in den übrigen Steuerklassen entfällt ab dem 01.01.2026. Bei den über die Vorsorgepauschale hinaus zu berücksichtigenden Vorsorgeaufwendungen erfolgt eine Zuordnung aller Beiträge (auch der Beiträge für weitere mitversicherte Personen) beim Versicherungsnehmer im jeweils gespeicherten Hauptarbeitsverhältnis. Für diese Personen kann sich dann der Lohnsteuerabzug erhöhen.

Beispiel: Der Arbeitnehmer A hat Steuerklasse III und ist privat kranken- und pflegeversichert. Er ist der Versicherungsnehmer. Seine Ehefrau B hat Steuerklasse V und ist mitversichert. Für die Berechnung der Vorsorgepauschale werden dem A die gesamten Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge für ihn und für B zugerechnet. Da ab dem Jahr 2026 keine Mindestvorsorgepauschale mehr angesetzt wird, steigt bei B die Lohnsteuerbelastung im Jahr 2026 gegenüber dem Jahr 2025. In diesem Fall sollte dann eine Korrektur über die Einkommensteuererklärung erfolgen.

Im Rahmen des BMF-Schreibens wurde auch die Machbarkeit  eines  Steuergestaltungsmodells  bestätigt. Es kann also problemlos in der Praxis zur Minderung der Steuern verwendet werden. Übersteigen die vom Steuerpflichtigen gezahlten Beiträge zur privaten Basiskrankenversicherung und Pflegeversicherung den Höchstbetrag von 2.800 € (bzw. 1.900 € bei Zuschussberechtigten), gibt es steuerlich ein Problem: Weitere Vorsorgeaufwendungen wie z.B. Haftpflichtversicherungen, Krankenzusatzversicherungen oder private Arbeitslosen- und Unfallversicherungen sind nicht mehr abzugsfähig.

Steuerpflichtige haben jedoch die Möglichkeit, ihre Beiträge an private Kranken- und Pflegeversicherungen bis zu drei Jahre im Voraus zu bezahlen. Hierdurch entsteht dann aufgrund der Abschnittsbesteuerung in den Folgejahren wieder Raum für die Geltendmachung weiterer Abzugsbeträge für übrige Vorsorgeaufwendungen.

Das Lohnsteuerrecht bietet dem Arbeitgeber eine Anzahl von Instrumenten, mit denen dem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Gehaltsbestandteile, vorwiegend in Form von Sachbezügen, zugewendet werden können. Solche „Benefits“ sind in der heutigen angespannten Situation auf dem Personalmarkt für jedes Unternehmen ein klarer Vorteil und helfen bei der Mitarbeitergewinnung. Im Folgenden erläutern wir Ihnen aus Arbeitgebersicht eine Auswahl an möglichen Zuwendungen.

Die Überlassung von betrieblich genutzten Telekommunikations- und Datenverarbeitungsgeräten ist steuer- und sozialversicherungsfrei möglich. Hierzu zählen z.B. Handys, Laptops und PCs sowie entsprechendes Zubehör wie Drucker – etwa zur Benutzung im Homeoffice. Die Abgabenfreiheit gilt aber sogar dann, wenn die Geräte ausschließlich für private Zwecke genutzt werden. Das Eigentum muss allerdings beim Unternehmen verbleiben, ansonsten läge ein steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn vor.

Sachzuwendungen an Mitarbeiter sind bis zu einer Höhe von 50 € im Monat steuer- und sozialversicherungsfrei. Was genau hier dem Mitarbeiter zuwendet wird, spielt keine Rolle sehr beliebt sind Waren- und Tankgutscheine. Warengutscheine, die beim Arbeitgeber einzulösen sind, also dessen eigene Produktpalette betreffen, stellen immer einen Sachbezug dar. Entsprechendes gilt auch bei Gutscheinen, die zum Einkauf bei Dritten berechtigen. Voraussetzung ist, dass der Höchstbetrag nicht überschritten wird. Auch Prepaid- Guthabenkarten gelten als begünstigter Sachbezug, wenn eine Auszahlung oder Überweisung von Geldbeträgen an den Arbeitnehmer ausgeschlossen wird.

Die Einräumung von Mitarbeiterbeteiligungen am Unternehmen oder von Optionsrechten (z.B. für Aktien des Unternehmens) ist bis zu einem Betrag von 2.000 € im Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei möglich. Hierbei muss die Zuwendung allen Mitarbeitern offenstehen, die zum Zeitpunkt der Bekanntgabe des Angebots ein Jahr oder länger ununterbrochen im Unternehmen angestellt waren.

Arbeitgeberleistungen für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit öffentlichen Verkehrsmitteln im Linienverkehr sind steuerfrei, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Die Steuerfreiheit gilt auch für Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Kosten für öffentliche Verkehrsmittel im Nahverkehr generell, unabhängig vom Arbeitsweg. So kann etwa das Deutschlandticket den Arbeitnehmern steuer- und sozialversicherungsfrei zugewendet werden. Ebenso kann der Arbeitgeber die Aufwendungen für eine zu Auswärtstätigkeiten benutzte BahnCard steuerfrei ersetzen, wenn hierdurch eine Kosteneinsparung gegenüber den Einzelfahrten für die Auswärtstätigkeit eintritt. Dies ist anhand einer Prognose nachzuweisen.

Wenn das Arbeitsessen im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers liegt und einer vorteilhaften Gestaltung des Arbeitsablaufs dient, kann es steuer- und sozialversicherungsfrei gewährt werden. Allerdings darf der Wert der Bewirtung pro Person inkl. Getränke 60 € nicht überschreiten. Davon zu unterscheiden ist das „Belohnungsessen“, etwa nach einem besonderen Arbeitseinsatz. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Der Arbeitgeber kann allerdings die Lohnsteuer mit 30 % pauschalieren, Sozialversicherungsbeiträge fallen dann nicht an. Eine Möglichkeit, auch das Belohnungsessen steuer- und sozialversicherungsfrei zu stellen, ist die Nutzung der oben beschriebenen monatlichen 50-€-Freigrenze für Sachbezüge.

Bei Betriebsfeiern mit geselligem Charakter gilt für Sachleistungen ein Freibetrag von 110 € inkl. Umsatzsteuer pro Person. Geschenke bis zu einem Gesamtwert von 60 € sind in den 110-€-Freibetrag einzubeziehen. Wird dieser überschritten, so liegt für den darüberhinausgehenden Aufwand Arbeitslohn vor. Hier ist dann eine Pauschalierung der Lohnsteuer möglich Sozialversicherungsbeiträge fallen keine an. Pro Jahr kann der Freibetrag für zwei betriebliche Feiern genutzt werden. Jede Betriebsfeier muss grundsätzlich allen Arbeitnehmern des Betriebs offenstehen, damit die steuerliche Begünstigung besteht. Unschädlich ist aber die Beschränkung auf bestimmte Organisationseinheiten (z.B. ein Zweigwerk oder einen Geschäftsbereich), wenn alle dortigen Mitarbeiter teilnehmen können.

Das Bundeskabinett hat im September 2025 einen Regierungsentwurf für das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz beschlossen. Betriebsrenten sind beliebt. 18,1 Millionen sozialversicherungspflichtig Beschäftigte haben bei ihrem aktuellen Arbeitgeber eine aktive Anwartschaft auf eine betriebliche Altersversorgung (bAV). Dies entspricht knapp 52 % aller Arbeitnehmer.

Um den Anreiz für den Aufbau einer arbeitgeberfinanzierten betrieblichen Altersversorgung zu erhöhen, soll der bAV-Förderbetrag ab 2027 von derzeit maximal 288 € auf 360 € angehoben werden. Die Grenze für zusätzliche Arbeitgeberbeiträge wird dabei von derzeit 960 € auf maximal 1.200 € angehoben.

Derzeit ist für Beschäftigte mit einem Bruttoeinkommen von unter 2.575 € monatlich eine zusätzliche staatliche Förderung der Betriebsrente möglich. Diese Einkommensgrenze soll ab 2027 jährlich mit 3 % dynamisiert werden. Dadurch soll sichergestellt werden, dass Arbeitnehmer bei Einkommenserhöhungen nicht aus der Förderung herausfallen. Die Abfindungsgrenze nach § 3 des Gesetzes zur Verbesserung der betrieblichen Altersversorgung (BetrAVG) soll erhöht werden, wenn der Abfindungsbetrag mit Zustimmung des Beschäftigten in die gesetzliche Rentenversicherung eingezahlt wird.

Arbeitnehmer, die die gesetzliche Regelaltersgrenze erreicht haben und weiterhin arbeiten wollen, sollen ihren Arbeitslohn ab dem 01.01.2026 in einer Höhe von bis zu 2.000 € im Monat steuerfrei erhalten. Unbeachtlich ist, ob es sich um eine bereits ausgeübte oder eine andere, gegebenenfalls auch neu aufgenommene Tätigkeit handelt.

Der Arbeitslohn aus der steuerfreien Aktivrente soll, anders als zunächst vorgesehen, nicht dem Progressionsvorbehalt unterliegen. Die auf 2.000 € pro Monat begrenzte Steuerfreistellung soll sowohl im Lohnsteuerabzugs- als auch im Einkommensteuer-Veranlagungsverfahren gelten.

Damit werden maximal 24.000 € pro Jahr steuerfrei gestellt. Wird im Lohnsteuerabzugsverfahren die Steuerklasse VI angewendet, so hat der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zu bestätigen, dass die Steuerfreistellung nicht bereits in seinem ersten Dienstverhältnis (Steuerklassen I bis V) berücksichtigt wurde. Diese Bestätigung muss der Arbeitgeber zum Lohnkonto des Arbeitnehmers nehmen.

Auf den tatsächlichen Bezug einer Regelaltersrente oder von Versorgungsbezügen wegen Erreichens einer Altersgrenze soll es nicht ankommen. Damit entfällt eine Prüfung des Bezugs von Alterseinkünften. Die Steuerfreistellung ist auf Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit begrenzt und soll anders als ursprünglich vorgesehen nicht für Gewinne aus selbständig ausgeübten Tätigkeiten gelten.

Hinweis: Die Aktivrente ist zwar einkommensteuerfrei, aber kein Nettolohn, denn nach derzeitigem Stand sollen Beiträge an die Sozialversicherungen abzuführen sein. Die Aktivrente ist im Lohnkonto aufzuzeichnen und in der Lohnsteuerbescheinigung anzugeben. Die für die Geburtsjahrgänge bis 1963 geltende Übergangsregelung zum Erreichen der Regelaltersgrenze wird bei den Regelungen zur Aktivrente berücksichtigt.

Bei einer Auslandstätigkeit eines deutschen Steuerpflichtigen können im Tätigkeitsstaat Aufwendungen für die soziale Sicherung anfallen, also etwa Kranken- oder Rentenversicherungsbeiträge. Außerdem werden ggf. während der Auslandstätigkeit auch weiterhin Beiträge in das deutsche Rentenversicherungssystem eingezahlt.

Da nicht alle Steuersysteme gleich sind, kann es vorkommen, dass entsprechende (ggf. anteilige) Kosten in dem ausländischen Staat nicht steuermindernd abgezogen werden können. Oftmals ist der Arbeitslohn aus der Auslandstätigkeit in Deutschland durch ein Doppelbesteuerungsabkommen freigestellt. Hier gilt bisher der Grundsatz, dass Vorsorgeaufwand, der mit steuerfreien Einkünften in Verbindung steht, nicht in Deutschland als Sonderausgabe geltend gemacht werden darf.

Ausgelöst durch verschiedene Entscheidungen des Bundesfinanzhofs hat das Bundesfinanzministerium nun mit Schreiben vom 03.04.2025 neue Regelungen aufgestellt. Hiernach können Vorsorgeaufwendungen in Zusammenhang mit jeglichen Einnahmen aus EU-/EWR-Staaten oder der Schweiz als Sonderausgaben abgezogen werden. Voraussetzung ist, dass der Tätigkeitsstaat die Ausgaben nicht steuermindernd zum Abzug zulässt. Außerdem können ab 2024 auch Vorsorgeaufwendungen in Verbindung mit anderen Einkunftsarten aus dem EU-/EWR-Ausland geltend gemacht werden. Dies gilt etwa für Einkünfte aus selbständiger Tätigkeit im Ausland.

Gute Nachrichten für Berufspendler. Mit dem geplanten Steueränderungsgesetz 2025 wird zum 01.01.2026 eine einheitliche Entfernungspauschale von 0,38 € ab dem ersten Kilometer eingeführt. Derzeit können bis zum 20. Entfernungskilometer nur 0,30 € angesetzt werden. Die Pauschale gilt für Fahrten zur ersten Tätigkeits- oder Betriebsstätte und im Rahmen einer beruflich veranlassten doppelten Haushaltsführung. Zusätzlich wird die Mobilitätsprämie entfristet, so dass Steuerpflichtige mit geringem Einkommen auch nach 2026 von der Prämie profitieren.

Viele Berufstätige gehen nicht nur einer bezahlten Arbeit nach, sondern engagieren sich darüber hinaus ehrenamtlich. Dieses Engagement will der Gesetzgeber mit dem Steueränderungsgesetz 2025 stärken: Es werden der Übungsleiterfreibetrag von 3.000 € auf 3.300 € und die Ehrenamtspauschale von 840 € auf 960 € angehoben. Damit werden nebenberufliche Tätigkeiten, die im Rahmen der Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke ausgeübt werden, zusätzlich steuerlich begünstigt.

Während der Übungsleiterfreibetrag auf bestimmte Tätigkeiten, z.B. in der Ausbildung oder in der Pflege, beschränkt ist, profitieren von der Ehrenamtspauschale auch Personen, die eine andere Tätigkeit im gemeinnützigen Bereich ausüben. Die Einnahmen sind in Höhe der gewährten Pauschale auch sozialversicherungsfrei.

Das Bundeskabinett hat im August 2025 den Regierungsentwurf für ein Gesetz zur Modernisierung und Digitalisierung der Schwarzarbeitsbekämpfung vorgelegt. Das Gesetz soll die rechtliche Grundlage für eine weitere Optimierung des Kampfes gegen Schwarzarbeit liefern. Beispielsweise wird der Katalog, der besonders für Schwarzarbeit anfälligen Branchen um das Friseur und das Kosmetikgewerbe erweitert.

Außerdem sollen die Befugnisse der Ermittler ausgeweitet werden, so in Bezug auf die Personenbefragung und die Geschäftsunterlagenprüfung, auch im Rahmen von digitalen Auswertungen. Darüber hinaus enthält der Entwurf Grundlagen für einen Austausch mit Polizeibehörden und der „Finanzkontrolle Schwarzarbeit“. Die Befugnisse der Zollverwaltung zu eigenen Ermittlungen sollen erweitert werden. Auch das Herstellen und Inverkehrbringen von unrichtigen Belegen soll in schweren Fällen von einer Ordnungswidrigkeit zur Straftat hochgestuft werden, die künftig mit Haftstrafe bis zu fünf Jahren oder mit Geldstrafe geahndet werden kann.