Tipps und Hinweise für Unternehmer

Welche umsatzsteuerlichen Neuerungen ab 2025 gelten

Bürokratieentlastung

Das Ende Oktober 2024 verkündete Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verfolgt das Ziel, Bürger, Unternehmen und Verwaltung von überflüssiger Bürokratie zu entlasten. Es umfasst vielfältige Maßnahmen zur Förderung der Digitalisierung, zur Reduzierung von Melde- und Informationspflichten sowie zur Optimierung und Beschleunigung administrativer Abläufe. Insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer sind zahlreiche Neuerungen eingeführt worden. Die meisten Regelungen gelten ab dem 01.01.2025:

Das Ende Oktober 2024 verkündete Vierte Bürokratieentlastungsgesetz verfolgt das Ziel, Bürger, Unternehmen und Verwaltung von überflüssiger Bürokratie zu entlasten. Es umfasst vielfältige Maßnahmen zur Förderung der Digitalisierung, zur Reduzierung von Melde- und Informationspflichten sowie zur Optimierung und Beschleunigung administrativer Abläufe. Insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer sind zahlreiche Neuerungen eingeführt worden. Die meisten Regelungen gelten ab dem 01.01.2025:

  • Aufbewahrungsfristen: Eine zentrale Neuerung ist die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege von bisher zehn auf acht Jahre. Dies betrifft auch umsatzsteuerliche Dokumente, da die Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen im Umsatzsteuergesetz angepasst wurde. 
  • Umsatzsteuer-Voranmeldungen:   Ab   dem 01.01.2025  liegt  der  Schwellenwert  für  die Pflicht zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen  bei  9.000 €  Umsatz im   vorangegangenen   Kalenderjahr   (bisher 7.500 €). Dies ermöglicht es kleineren Unternehmen, ihre Voranmeldungen nur noch vierteljährlich statt monatlich abzugeben, was den administrativen Aufwand reduziert. 
  • Differenzbesteuerung:   Die   Bagatellgrenze
    für  den  Einkaufspreis  bei  der  Differenzbesteuerung wurde von 500 € auf 750 € erhöht. Diese Änderung vereinfacht insbesondere das Geschäft von Wiederverkäufern. 
  • Digitalisierung:  Künftig  können  Steuerbescheide elektronisch zum Abruf bereitgestellt werden. Das betrifft auch mit der Umsatzsteuer zusammenhängende Bescheide und ersetzt die bisher notwendige Einwilligung des Empfängers  durch  eine  Widerspruchslösung.  Ab dem vierten Tag nach der Bereitstellung gilt ein solcher Bescheid als bekanntgegeben. 

Bundesfinanzministerium klärt die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung

FAQ

Seit dem 01.01.2025 sind E-Rechnungen im B2B- Bereich (von Firma zu Firma) verpflichtend, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sind. Allerdings gibt es großzügige  Übergangsregelungen,  Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen zudem weiterhin in Papierform übermittelt werden. Das Bundesfinanzministerium hat dazu online einen umfassenden Fragen-Antworten-Katalog   veröffentlicht,   um Unklarheiten zu beseitigen. Die wichtigsten Aussagen im Überblick: 

  • Rechnungsformat: Eine E‑Rechnung liegt ab 2025  vor,  wenn  sie  in  einem  strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und  empfangen  wird  und  eine  elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein PDF‑Dokument fällt nicht mehr unter diese Definition. 
  • Kleinunternehmer:        Für    Kleinunternehmer gilt die E-Rechnungspflicht nicht, sie können ihre Rechnungen weiter auf Papier ausstellen. 
  • Übermittlungsweg:  Auf  welchem  Weg  die neue E-Rechnung übermittelt werden muss, ist gesetzlich  nicht  vorgeschrieben.  Daher  kommen zum Beispiel der Versand per EMail, die Bereitstellung der Daten mittels einer elektronischen Schnittstelle, der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbunds,  die  Übergabe  auf  einem USBStick oder der Download über ein Internetportal in Betracht. 
  • Rechnungsempfang: Unternehmen müssen ab 2025 den Empfang einer E-Rechnung sicherstellen. Dazu reicht aber bereits ein bestehendes EMailPostfach aus.
  • Übergangsfrist: Bis zum 31.12.2026 können alle  Rechnungsaussteller  statt  einer  E‑Rechnung auch noch eine sonstige Rechnung ausstellen (z.B. eine E-Mail mit PDF-Datei oder eine Papierrechnung). Eine E-Mail mit einer PDF‑Datei kann aber (wie bisher) nur verwendet werden, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 € verlängert sich  die  Übergangsfrist  bis  zum  31.12.2027. Erst nach Ablauf dieser Übergangsfristen ist bei  Umsätzen  zwischen  inländischen  Unternehmen die Verwendung einer E‑Rechnung also tatsächlich verpflichtend.

Wie Steuerzahler an die Wirtschafts- Identifikationsnummer gelangen

Identifizierung

Zum 01.11.2024 wurde die Wirtschafts-Identifikationsnummer  (W-IdNr.)  eingeführt.  Jeder  Selbständige, jede juristische Person und jede Personenvereinigung erhält seitdem dieses neue Zuordnungsmerkmal zugeteilt. Sind natürliche Personen wirtschaftlich tätig, erhalten sie die W-IdNr. zusätzlich zu ihrer steuerlichen Identifikationsnummer, so dass sich der betriebliche Bereich eindeutig von der privaten Sphäre abgrenzen lässt.  Die W-IdNr. besteht aus den Anfangsbuchstaben „DE“  und  einer  neunstelligen  Ziffernfolge.  Sie wird um ein zusätzliches Unterscheidungsmerkmal (fünf Ziffern) für jede einzelne wirtschaftliche Tätigkeit ergänzt. Der Aufbau der W-IdNr. entspricht  dem  der  Umsatzsteuer-Identifikations-nummer (USt-IdNr.), ergänzt um das Unterscheidungsmerkmal (z.B. DE123456789-00001). 

Hinweis: Steuerzahler mit mehreren wirtschaftlichen Tätigkeiten erhalten zunächst (bis 2026) nur eine Nummer mit dem Unterscheidungsmerkmal „-00001“.

Die  Einführungsphase  der  W-IdNr.  soll  2026 abgeschlossen sein. Bis dahin vergibt das Bundeszentralamt für Steuern die Nummer schrittweise an alle in Deutschland wirtschaftlich Tätigen. Eine  Angabe  der  W-IdNr.  in  steuerlichen  Erklärungsvordrucken ist bis zum Abschluss der vollumfänglichen   Vergabe   optional,   wirtschaftlich Tätige können also bis auf weiteres wie gewohnt ihre Steuernummer angeben.  

An dem Verfahren zur Beantragung der USt-IdNr. ändert sich nichts. Eine bereits erteilte USt-IdNr. bleibt neben der W-IdNr. bestehen. Wirtschaftlich Tätigen, denen vor Einführung der W-IdNr. eine USt-IdNr. erteilt wurde, wird die W-IdNr. nicht gesondert mitgeteilt.  In diesem  Fall  werden  sie durch eine auch im Bundessteuerblatt veröffentlichte  Mitteilung  darüber  informiert,  dass  ihre USt-IdNr. zugleich als W-IdNr. zu verwenden ist. Abrufbar    ist    diese    Mitteilung    auch    unter www.bzst.de/widnr.  Sollte  die  USt-IdNr.  nicht mehr vorliegen, kann eine elektronische Mitteilung der W-IdNr. unter www.bzst.de/erneuteMitteilungWidnr beantragt werden.  Wirtschaftlich Tätigen ohne USt-IdNr. wird die W-IdNr.  über  das  elektronische  ELSTER-Postfach mitgeteilt. Eine gesonderte Beantragung ist nicht erforderlich (Zuteilung von Amts wegen).

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