Tipps und Hinweise für Unternehmer

Bei Außenprüfung stellt sich immer wieder die Frage, welche Unterlagen dem Prüfer zugänglich gemacht werden müssen. Geklärt ist, dass die Anforderung von Unterlagen en bloc zulässig ist. Ein Vorlageverlangen des Finanzamts darf sich daher zum Beispiel allgemein auf Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belege zu baren Geschäftsvorfällen, Unterlagen über die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder über die Einkünfte aus Kapitalvermögen erstrecken.

Nach einem neuen Beschluss des Bundesfinanzhofs (BFH) darf das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung von dem geprüften Unternehmen grundsätzlich auch sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anfordern. Nicht erlaubt ist dagegen, ein Gesamtjournal anzufordern, das erst noch erstellt werden muss und auch Informationen zu E-Mails ohne steuerlichen Bezug enthält. 

Im Streitfall hatte das Finanzamt im Rahmen einer Außenprüfung die Vorlage sämtlicher E-Mails verlangt, die die Vorbereitung, den Abschluss und die Durchführung eines Agreements mit einer anderen Konzerngesellschaft einschließlich der Verrechnungspreisdokumentation betrafen. Der BFH hielt diese Anforderung für berechtigt. Das Finanzamt sei nicht gehalten gewesen, ohne nähere Kenntnis die vorzulegenden E-Mails noch weiter zu konkretisieren. Es habe vielmehr dem geprüften Unternehmen überlassen können, die einschlägigen E-Mails herauszusuchen. 

Hinweis: Auch E-Mails gelten als Handels- und Geschäftsbriefe, die nach der Abgabenordnung geordnet aufzubewahren sind. Diese Aufbewahrungspflicht umfasst auch (digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise.

Wie flexibel dürfen Rechnungen in der EU sein? Das Bundesfinanzministerium hat klargestellt, dass bestimmte Pflichtangaben auf Rechnungen nicht nur auf Deutsch, sondern auch in anderen Amtssprachen der EU zulässig sind. Dies erleichtert grenzüberschreitende Geschäftsbeziehungen und stellt sicher, dass Rechnungen in allen Mitgliedstaaten anerkannt werden. Die neu eingefügte Anlage 8 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass enthält eine Übersicht der in anderen Amtssprachen zulässigen Begriffe. 

Bei der Prüfung von Betrieben nehmen die Finanzämter in der Regel Hinzuschätzungen vor, wenn sie die korrekten Besteuerungsgrundlagen nicht ermitteln können. Eine zulässige Schätzungsmethode ist der „äußere Betriebsvergleich“, bei dem die Umsätze und Gewinne des geprüften Betriebs mit denen anderer gleichartiger Betriebe verglichen werden. Dafür greift das Finanzamt auf amtliche Richtsätze zurück, die sich bei Prüfungen gleichartiger Betriebe ergeben haben. 

Ob diese amtlichen Richtsatzsammlungen überhaupt eine tragfähige Grundlage für Hinzuschätzungen sind, stellt der Bundesfinanzhof (BFH) nun in Frage. In einem aktuellen Urteil hat sich der BFH zur Schätzung von Besteuerungsgrundlagen positioniert. Er sieht den inneren Betriebsvergleich, der an die Daten und Verhältnisse des geprüften Betriebs selbst anknüpft, im Verhältnis zum äußeren Betriebsvergleich grundsätzlich als die zuverlässigere Schätzungsmethode an. Das müssen Finanzamt und Finanzgericht bei der Ausübung des ihnen im Rahmen einer Schätzung zustehenden Ermessens berücksichtigen, auch wenn sie bei der Wahl ihrer Schätzungsmethoden grundsätzlich frei sind. Der BFH äußerte zudem erhebliche Zweifel daran, dass sich die amtliche Richtsatzsammlung des Bundesfinanzministeriums in ihrer bisherigen Form als Grundlage für eine Schätzung eignet. Er begründet dies

• mit der fehlenden statistischen Repräsentativität der zur Ermittlung der Richtsätze herangezogenen Daten zum einen und
• dem kategorischen Ausschluss bestimmter Gruppen von Betrieben bei der Ermittlung der Richtsatzwerte zum anderen.

Die Finanzverwaltung darf zur Ermittlung von Vergleichsdaten zwar durchaus Datenbanken aufbauen und verwenden, auch wenn diese nicht allgemein zugänglich sind. Die Gerichte können aber gehalten sein, Rückfragen über die Zusammenstellung und Ableitung der anonymisierten Vergleichsdaten zu stellen. Können solche Fragen wegen des Steuergeheimnisses oder aus anderen Gründen nicht beantwortet werden, geht dies laut BFH zulasten des Beweiswerts der Vergleichsdaten und somit zulasten des Finanzamts.